La implementación de un Repositorio en una organización, Biblioteca, Archivo o Museo, exige una considerable planificación y esfuerzo. Como pasos clave para tener éxito en la creación un Repositorio Institucional podríamos apuntar los siguientes:

• Evaluación y priorización de las necesidades de la institución.
• Desarrollar una visión a alto nivel del Repositorio.
• Identificación de los factores y agentes clave de la implantación.
• Planificación detallada del proyecto y elaboración del modelo de costes y sostenibilidad.
• Consideración de los aspectos relevantes de propiedad intelectual.
• Diseño de políticas que gestionen la recopilación de contenidos, su distribución y mantenimiento.
• Instalaciones HW y SW. Actuaciones tecnológicas necesarias para la correcta integración del repositorio en la infraestructura existente.
• Desarrollos específicos y extensiones DSpace.
• Carga de colecciones digitalizadas preexistentes.
• Formación a usuarios generales, gestores del respoitorio y personal técnico.
• Marketing y difusión del repositorio institucional.
• Puesta en funcionamiento del mismo y soporte.

Las nuevas tecnologías han entrado con fuerza en el mundo de los archivos, bibliotecas, museos, universidades y otras instituciones responsables de la difusión y preservación del patrimonio investigador, bibliográfico y cultural. Los responsables de estas instituciones siempre han tenido un papel extremadamente activo en el progreso tecnológico de sus organizaciones, y en la actualidad están impulsando la implantación de Repositorios Institucionales, escenario en el cuál  DSpace es la opción más elegida de las existentes.

Las Universidades, Bibliotecas y Archivos de todo el mundo utilizan los repositorios institucionales para cubrir una serie de necesidades, entre las que podemos destacar:

• Organización de las colecciones de documentos de investigación, incluyendo publicaciones en revistas, libros y congresos, trabajos académicos no publicados editorialmente, como tesis doctorales y proyectos fin de carrera y producción investigadora en general.
• Conservación y difusión de colecciones de activos digitalizados de alto valor, incluyendo por supuesto a colecciones de valor histórico, pero abarcando también a otros objetos bibliográficos, archivísticos y museográficos: items musicales, fotográficos, imagen y video, culturales y arqueológicos, geoespaciales y cartográficos, ficheros digitales en general
• Conservación de materiales de aprendizaje, de cursos, en general de objetos de enseñanza, dentro de estrategias innovadoras de uso de las TIC en la educación superior

Las ventajas que las organizaciones esperan obtener de la implantación de un repositorio institucional son variadas, consistiendo en una mezcla de ganancias de eficiencia, menores costes, mayor publicidad y visibilidad de investigadores y universidad al unísono, así como de preservación de la producción cultural y científica. El software DSpace, con su amplia comunidad de apoyo y su intenso uso en múltiples entornos,  es la opción que permite a las instituciones que lo implantan  obtener dichas ventajas.