En la gestión de Dspace normalmente aparece la necesidad de mantener estructuras complejas de comunidades y colecciones, en las que normalmente aparece algún tipo de solapamiento… Derivado de este hecho, se requiere que determinados objetos (items) pertenezcan a más de una colección, lo que habitualmente se denomina mapear un item a múltiples colecciones.

Existen básicamente tres formas de realizar este mapeo: Mediante la Interfaz de usuario; con la función de Batch Metadata Editing y modificando directamente la Base de Datos de Dspace. La selección entre una opción u otra deberá realizarse teniendo en cuenta principalmente el número de items a mapear y la familiaridad o conocimiento que tengamos de cada una de las tres alternativas existentes.

Como características que debemos tener en cuenta, el item mapeado no cambia sus privilegios, pues mantiene las autorizaciones que «heredó» en el proceso de inclusión a su colección original. Y relacionado con este aspecto, un administrador de colección no podrá mapear items si no tiene privilegios en la colección origen, es decir necesita ser administrador de las colecciones origen y destino, evidentemente…

Interfaz de Usuario

El nombre de la función en los menús es mapeador (relacionador) de items.

Debemos estar autenticados como administradores (generales o de colección) y navegar a la colección a la que queremos mapear los items. En el menú (herramientas de administración en JSPUI y menú de contexto de colección en XMLUI) nos aparecerá la opción de relacionar items.

Podemos efectuar una búsqueda y sobre la pantalla de resultados efectuar el mapeado o directamente proporcionar el handle del item a mapear.. El «mapeador» de items permite además «des-mapear» los items que seleccionemos.

• Pros: Simple de manejar, GUI directa y comprensible por el personal de administración de la colección
• Cons: un poco engorroso cuando se trata de hacer trabajos de mapeo entre múltiples colecciones- items

Batch Metadata Editing.

A partir de la versión 1.6, tenemos la opción de hacer cambios amplios a los metadatos de nuestro Dspace a través de la exportación a CSV, edición del CSV e importación de la magnífica herramienta que es el Batch Metadata Editing. Junto con los metadatos, la herramienta muestra la o las colecciones en las que está incluido un objeto.

Ejemplo:

La exportación de un item, nos proporciona, además de los metadatos del mismo, la siguiente información (segunda columna de nuestro CSV, habitualmente):

collection: 123456789/15, es decir el item está archivado bajo la colección de id 123456789/15.

Para mapearlo, (o incluso moverlo) a otra colección simplemente concatenamos a la colección «primaria» el id de la otra colección a la que queremos asociar el objeto. Así, en la columna collection ponemos 123456789/15||123456789/33 y cuando hagamos la importación de metadatos habremos mapeado el item a la colección de id 123456789/33

• Pros: Permite efectuar el mapeo de items-colecciones junto con el resto de tareas de limpieza, mantenimiento y curación de metadatos. Un modelo «cuasi-batch»

• Cons: requiere de la versión 1.6 y superiores. Y haber manejado previamente la herramienta Batch Metadata Editing. Es simple, pero no es obvia.

Base de Datos
Anteriormente a la versión 1.6 esta era la vía «dura», usada en vez de el mapeo vía UI,  si se requería el mapeo de un número considerable de items.   Si se dispone el conocimiento necesario de base de datos,  se puede mapear una colección adicional en un item insertando una fila adicional en la tabla «collection2item».

Cada fila de dicha tabla contiene pares de collection_id y item_id, siendo el collection_id el identificador de la colección (de la tabla «collection» y el item_id es el identificador interno de Item (no es el handle, se puede obtener de la página Editar Item).

• Pros: Directo, puesto que en modo batch modificamos la BD. Permite cambios masivos a nuestos items y colecciones.
• Cons: Sólo para usuarios técnicos avanzados ya que requiere conocimientos de SQL, por lo que se recomienda encarecidamente hacer un backup previo de la BD.