Hablando de DSpace

En este post continuamos hablando sobre derechos de acceso y permisos en DSpace, y según lo prometido, vamos a abordar las principales demandas de los usuarios a este respecto. ¿Y cuáles son esas demandas?

De la misma forma que se entiende que la introducción de una fecha de embargo hace que el fichero adjunto quede no disponible para usuarios anónimos hasta dicha fecha, es evidente que al usuario le gustaría que al seleccionar las opciones «restrictedAccess» y «closedAccess», los ficheros quedasen de forma automática como no disponibles para los usuarios sin permisos. Asimismo, lo ideal sería que en el caso de que el fichero volviese a estar disponible para cualquier usuario, bien sea por expiración del periodo de embargo o por un reintegro manual de permisos, el metadato de derechos de acceso cambiase automáticamente a la opción «openAccess».

Si bien DSpace no tiene esas funcionalidades incluídas en su comportamiento o configuración, se pueden programar unas tareas de curación (curation tasks) para:

• Detectar, a la hora de realizar un nuevo envío, los permisos que debe tener el fichero adjunto en función de la información introducida en el metadato de derechos de acceso (dc.rights.accessRights o similar), y ajustarlos según corresponda. Por defecto, cualquier usuario tiene acceso a los ficheros almacenados, por lo que la opción «openAccess» no exige ningún cambio en sus permisos. Si el publicador selecciona las opciones «restrictedAccess» y «closedAccess», la curation retira indefinidamente los permisos a los ficheros adjuntos, ya que en estos dos casos no se dispone de una fecha de reintegro de permisos como en el caso del embargo temporal. Recordemos que en el caso de «embargoedAccess», es necesario introducir una fecha de fin de embargo para que éste se active y desactive por sí solo, sin necesidad de ninguna tarea adicional. Si se selecciona esta opción, pero no se introduce fecha de fin de embargo, la curation lo entiende como un embargo indefinido y también retira permanentemente los permisos a los ficheros adjuntos.
• Cambiar la información de derechos de acceso en función de los permisos del fichero adjunto. El caso más común es el cambio a «openAccess» cuando los ficheros vuelven a estar disponibles para cualquier usuario. Por ejemplo, si se introducen unos derechos de acceso con valor «embargoedAccess», al llegar la fecha de fin de embargo este valor cambia automáticamente a «openAccess». Lo mismo en el caso de que un administrador reintegre manualmente los permisos del fichero y se olvide de modificar la información descriptiva de derechos de acceso. Esta tarea resuelve aquellos casos en los que por descuido se ha almacenado el valor «openAccess» y se ha introducido una fecha de fin de embargo. Puesto que la información «openAccess» es meramente descriptiva, el fichero adjunto queda no disponible hasta que el embargo expire, por lo que la tarea detecta esta falta temporal de permisos, y cambia el valor «openAccess» por el valor «embargoedAccess». Una vez el embargo expira, el valor de los derechos de acceso son corregidos de nuevo por «openAccess».

Este tipo de tareas no sólo simplifican las labores de gestión de los administradores del repositorio sino que permiten mantener de manera automática una coherencia entre la información descriptiva proporcionada por los metadatos y los permisos de los ficheros adjuntos.