Como indica el documento ISO/TC 46/ SC 11 Digital records preservation: Where to start Guide, la naturaleza de los registros digitales origina una serie de desafíos que deben ser contemplados si se busca la preservación de los registros en el transcurso del tiempo. Los desafios principales son:
- Obsolescencia y degradación de los formatos físicos (media)
- Obsolescencia de los formatos de ficheros
- Obsolescencia del software ( sistemas operativos, bases de datos, ofimática…)
- Obsolescencia de Hardware
The current rate of technological change may mean that preservation actions, such as migrating to more accessible or durable formats may be required after as little as five years. Digital preservation should therefore be addressed from as early in the object life cycle as possible, particularly as the manner in which a resource is created has a significant impact on its durability. “Digital Preservation: Continued access to authentic digital assets»; Briefing paper; JISC; nov 2006.
Como consecuencia, se requiere la intervención casi continua y desde el primer momento, de los archivistas para preservar los contenidos digitales.
Obsolescencia de Formatos de ficheros
Principalmente se requiere un enfoque de anticipación, puesto que continuamente aparecen nuevos formatos, aunque estudios recientes sobre repositorios científicos de acceso abierto muestran un dominio del formato PDF y una larga cola (long tail) de otros formatos. «Characterising and Preserving Digital Repositories: File Format Profiles»; Steve Hitchcock and David Tarrant; 30-January-2011; Ariadne Issue 66.
En un momento dado, una comunidad de usuarios como la que conforma nuestros repositorios Dspace podría estar usando decenas de aplicaciones y cientos de formatos, y lo que es más importante, deseando efectuar depósitos con las menores restricciones posibles. Al fin y al cabo, ¿a quién le gusta convertir formatos?
Los responsables de un repositorio, si son precavidos, deberían tener en cuenta este escenario de cambio, evolución y desorden, ya que una política de preservación que no considere el cambio, no es una buena política.
Formatos de Archivo (Archival Data Formats)
Uno de los elementos principales de un enfoque de preservación es el uso (sugerencia, recomendación u obligación) de formatos de archivo que no sean propietarios (se caen los formatos ms-office y decenas de otros) y que además estén específicamente definidos para el acceso en el largo plazo y desde diferentes plataformas tecnológicas.
Entre los candidatos a formato estable para documentos típicos, se considera normalmente el uso del Portable Document Format (PDF) de Adobe. Por ello nuestros repositorios están repletos de este formato, gusta a los usuarios y por tanto PDF es un buen candidato para formato de archivo.
Incidentalmente, PDF puede corresponder a Portable Document Format (Adobe), Printer Definition File (Netware) o a Package Definition File (Microsoft Systems Management Server) y aunque posiblemente no veremos nunca por nuestros Dspaces un PDF no-Adobe, el ejemplo ilustra los riesgos de asumir la extensión como indicación del formato. La extensión del nombre de fichero de tres caracteres no está ni estandarizada, ni es única, siendo además interpretada diferentemente por diferentes entornos.
Y a efectos de preservación, PDF significa al menos 17 formatos diferentes de Adobe: Acrobat pdf 1.0, 1.2, 1.3,..1.7, Acrobat PDF/A, Acrobat PDF/X Exchange 1a:2003, etc… con estrategias de preservación (migración y conversión) igualmente diferentes. Si a esto le añadimos las funcionalidades de protección de documentos de Adobe, la amenaza de los Digital Rights Management, u otras curiosas posibilidades de este magnífico software, pues entenderemos que la tarea de preservación puede ser muy complicada.
Recomendamos: Asomarse un poco a a la complejidad de los formatos, y de sus efectos en la preservación, en el registro PRONOM de los National Archives del Reino Unido.
Los formatos en Dspace
Por contra de otras muchas virtudes que tiene Dspace, en el asunto de formatos considero que nos ofrece poca ayuda a nuestra tarea. Expliquémosnos.
DSpace usa la extensión de fichero como indicación de la codificación (formato) del fichero. En ese sentido, Dspace considera la extensión como un «metadato» y a partir de ahí, mediante un macheo con el format-registry, asume el formato del fichero y el nivel de soporte que se determina sobre el formato. Sobre el soporte de formatos y el format-registry en DSpace ya escribiremos un post detallado.
Las consecuencias de esta sobre-simplificación de la identificación de formato son diversas, ya que podemos tener:
- Un único saco para varios formatos similares y teóricamente compatibles, pero no lo olvidemos, a efectos de preservación, distintos: el caso explicado antes de los 17 formatos de Adobe PDF.
- Asignaciones incorrectas tipo 1: considerar que tenemos un Adobe/pdf y en realidad estamos «custodiando» un MS-Package Definition File, o cualquier otra cosa que el autor ha decidido renombrar con esa extensión.
- Asignaciones incorrectas tipo 2: considerar que un fichero no está soportado, porque su extensión no corresponde a una soportada (el caso más obvio, los ficheros sin extensión)
- etc..
Las soluciones que podemos vislumbrar, no son complejas, y están desde hace tiempo en la línea de evolución y desarrollo de Dspace, con una mezcla de tareas automáticas, como procesos batch o empotradas en los workflows de envio, de data profiling basadas en el software Droid (también de los National Archives del Reino Unido, qué bárbaros) o el framework Jhove2 (que usa Droid para la identificación de formatos) o alguna otra alternativa.
