En los repositorios digitales mayores o con estructuras de colecciones y comunidades amplias, la administración puede delegarse en los Administradores de Comunidad y Administradores de Colección. Estos usuarios (en realidad son e-grupos) pueden selecionar los revisores o editores en los flujos de aprobación-revisión, las políticas de acceso, etc.. en sus respectivos ámbitos.
Los Administradores de Colección tienen privilegios sobre una determinada Colección, y pueden decidir a quién se le permite enviar ítems a la misma, así como añadirlos, editarlos o eliminarlos.
Un Administrador de Colección, además de disponer de los menús “Listar” y “Mi Cuenta”, dispone del menú “Contexto” para la Colección sobre la que tiene permisos de administración, desde el cual podrá editar dicha Colección, exportarla completamente o exportar sus metadatos, así como relacionar ítems pertenecientes a otras Colecciones en ésa. De la misma forma, tendrá permisos para editar, exportar completamente o solamente los metadatos, de los ítems pertenecientes a esa Colección. Sin embargo, el Administrador de Colección carece del privilegio de restringir el acceso a la lectura de los ítems y archivos entrantes en la Colección, que por defecto está asignado al Grupo Anónimo, ya que este privilegio sólo está disponible para el Administrador General del Sistema.
El Administrador de Colección dispone también del menú “Estadísticas”, desde el cual puede visualizar las estadísticas de uso de su Colección y de sus ítems, pero carece de la opción de visualización de las Estadísticas generales del sistema, así como del acceso a los Informes estadísticos mensuales. Ésta también es una opción disponible sólo para Administradores Generales del Sistema.
Hay que señalar que los Administradores de Colección carecen del menú “Administrativo”, por lo que no poseen funciones generales de control de acceso y gestión de usuarios y grupos, funcionalidades sobre registro de metadatos y formatos, de importación de metadatos, tareas de curación y tampoco acceso al “Panel de control” de la herramienta. Además, un Administrador de Colección no puede crear nuevas Colecciones.
Los Administradores de Comunidad gozan de un mayor número de permisos que los Administradores de Colección, ya que son aquellos usuarios de DSpace que tienen todos los privilegios sobre una determinada Comunidad, y pueden decidir a quién se le permite enviar ítems a sus Colecciones, editar los metadatos, y relacionar ítems existentes en otras Colecciones. Además, pueden crear Subcomunidades y Colecciones, así como gestionar o asignar permisos para las mismas. Sin embargo, no pueden crear nuevas Comunidades, funcionalidad que sólo está permitida para el Administrador General del Sistema.
De manera análoga a los adminitradores de colecciónm , además de los menús “Listar”, “Mi Cuenta” y “Contexto”, el Administrador de Comunidad dispone del menú “Estadísticas”, desde el cual puede visualizar las estadísticas de uso de su Comunidad y de sus Colecciones e ítems, pero carece de la opción de visualización de las Estadísticas generales del sistema, así como del acceso a los Informes estadísticos periódicos, ya que como se ha indicado anteriormente, ésa es una opción disponible sólo para los Administradores Generales del Sistema.
Los Administradores de Comunidad, al igual que los de Colección, carecen del menú “Administrativo”, por lo que tampoco pueden realizar las tareas Administrativas descritas anteriormente.
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